Norgine agiliza las aprobaciones de contenido en sus operaciones globales y locales

Después de trabajar más de una década en cumplimiento normativo, Agnès Keltie es consciente de que, para muchos de sus compañeros de Norgine, recibir noticias suyas no siempre es una buena noticia. «La gente a menudo ve el cumplimiento como una mosca molesta que les zumba en la cara, aunque sea una necesidad», explica Keltie, directora de Cumplimiento de Asuntos Médicos Globales de esta farmacéutica especializada europea. «Puede llegar a ser una tarea solitaria e ingrata, pero personalmente me encanta el desafío que supone encontrar formas creativas de cumplir las reglas mientras mantengo implicadas a las distintas partes interesadas».

El tacto y la influencia son cualidades clave necesarias para prosperar en el puesto y, de hecho, resultaron útiles cuando a Keltie se le encomendó la tarea de encontrar una forma de optimizar las aprobaciones de contenido para Norgine. Mediante la simplificación de procesos y la creación de nuevos flujos de trabajo en Veeva PromoMats, Norgine pudo reducir su tiempo de revisión y aprobación al tiempo que abrió nuevas oportunidades de escalabilidad acordes con el crecimiento de la empresa.

Demasiados cocineros para una cocina

A veces, los viejos hábitos son difíciles de cambiar. La empresa había estado usando el mismo proceso de revisión médica, legal, y regulatoria (MLR) durante décadas y, a pesar de la evolución de las leyes y normativas europeas, y de la incorporación al marketing mix de nuevas tácticas de participación como las redes sociales y el contenido dinámico, nada había cambiado en esencia. «En algunos casos, parecía que cada miembro del personal se dedicaba a revisar documentos simplemente porque siempre lo habíamos hecho de esa manera», recuerda Keltie.

El elevado número de revisores no solo ralentizaba las aprobaciones y el uso en el campo, sino que a veces también hacía que el equipo perdiera de vista lo verdaderamente importante (es decir, que la aprobación de textos consiste en garantizar el cumplimiento de los Códigos de Buenas Prácticas). «Los revisores comentaban todo tipo de cosas, incluidas las preferencias personales de colores, la elección de palabras u otros elementos estilísticos, lo que restaba valor a la razón principal de la aprobación del texto», explica Keltie. «Si la ley o los códigos requieren que una persona sea responsable de firmar un documento, entonces solo deberíamos hacer que una persona intervenga», señalando que el resto se puede hacer mucho antes en el proceso y posiblemente fuera de cualquier sistema de aprobación de copias.

Keltie sabía que informar a algunos revisores de que su opinión ya no era crítica para el proceso de aprobación no iba a ser fácil. También sabía que la empresa necesitaba una herramienta de revisión MLR lo suficientemente flexible como para configurarse en distintas regiones, cada una con sus propios requisitos locales: algo que aportara a Norgine la velocidad, escala e inteligencia necesarias para llevar sus contenidos al siguiente nivel.

Nueva tecnología, nuevas perspectivas

Norgine encontró su solución en Veeva PromoMats. «Queríamos un sistema que se adaptara a todos los países, pero que no tuviera que ser excesivamente personalizado», explica Keltie. «Veeva PromoMats nos proporciona la colaboración global y los registros de auditoría automatizados que necesitamos, pero con la suficiente flexibilidad como para que cada caso particular no se convierta en un problema».

«Queríamos un sistema que se adaptara a todos los países, pero que no tuviera que ser excesivamente personalizado. Vault PromoMats nos proporciona la colaboración global y los registros de auditoría automatizados que necesitamos, pero con la suficiente flexibilidad como para que cada caso particular no se convierta en un problema». — Agnès Keltie, directora de Cumplimiento, Asuntos Médicos Globales, Norgine

Contar con la tecnología adecuada fue crucial para acelerar las revisiones MLR de Norgine, pero la gestión del cambio necesaria para implementar el nuevo proceso de revisión fue igual de importante, si no más. «A la gente no le gusta que le digan qué hacer», dice Keltie. «Aquí es donde debes tener mucho tacto, asegurándote de que entiendan que no estás generando un cambio por simple complicación, sino para ayudarlos a todos a trabajar de un modo más inteligente y rápido».

Para Keltie, poder interactuar con sus compañeros a través de los foros de la comunidad de Veeva y comentar los desafíos comunes ha sido especialmente útil durante la transición. Como miembro activo de las comunidades Content Metrics, Compliance y Content Space de Veeva, Keltie interviene a menudo en la programación de las próximas reuniones e incluso ha liderado debates fuera de las sesiones facilitadas por Veeva. «Son grupos de personas fantásticas: todos son muy abiertos y quieren mejorar la forma en que trabajamos, mejorar los productos Veeva y trabajar juntos para compartir consejos, dificultades y conocimientos, sin juzgar», dice Keltie.

Veeva Pulse Content Metrics también ha sido útil para proporcionar al equipo de Norgine una referencia del rendimiento del contenido en todo el mundo, ayudándolos a comprender las variaciones por mercados de sus medicamentos y productos sanitarios. «Utilizamos Veeva Pulse Content Metrics para supervisar nuestra posición respecto del punto de referencia del sector y para identificar oportunidades de mejora», explica Keltie.

Agilización de las aprobaciones con un proceso simplificado

Desde marzo de 2020, Norgine ha implantado Veeva PromoMats en sus equipos de asuntos médicos, regulatorio y marketing de 11 regiones compuestas por 20 países, así como en sus funciones globales. Con un proceso de aprobación de contenido más ágil y simplificado respaldado por Veeva PromoMats, estos equipos han podido colaborar de manera más efectiva y producir contenido de un modo más eficiente.

«Considero que formar parte de la comunidad Veeva, sumado al uso de Veeva Pulse Content Metrics, es fundamental para dar forma al futuro de nuestros esfuerzos individuales y colectivos orientados a mejorar el proceso de aprobación de contenidos» — Agnès Keltie, directora de Cumplimiento, Asuntos Médicos Globales, Norgine

De hecho, la empresa no solo redujo su número de aprobadores de contenido en un 50%, sino que también logró un ciclo de revisión de no más de dos rondas por activo, aprobándose el 82% de los recursos en un solo día. «Teniendo en cuenta que producimos unas 8.000 piezas de contenido al año, estas mejoras pueden marcar una diferencia significativa», afirma Keltie.

Para Norgine, el simple hecho de poder medir y evaluar objetivamente el rendimiento de su proceso ha sido un gran logro. Si bien la empresa cuenta con su propio panel de control interno para informar sobre determinados aspectos de la producción de contenidos, la perspectiva global que ofrece Veeva Pulse Content Metrics ha sido fundamental para comprender y adaptar su enfoque en función de las particularidades de los distintos mercados.

«Considero que formar parte de la comunidad Veeva, sumado al uso de Veeva Pulse Content Metrics, es fundamental para dar forma al futuro de nuestros esfuerzos individuales y colectivos orientados a mejorar el proceso de aprobación de contenidos».

Para obtener más información sobre el enfoque de contenido comercial de Norgine, lea este documento de preguntas y respuestas con Agnès Keltie y Karen Timmins de Takeda.